L’entretien annuel d’évaluation reste un moment important du management de la performance, à condition d’être intégré dans un process intelligent, souple et dématérialisé.

Entretien annuel d’évaluation et management de la performance : des enjeux aux solutions

Si l’entretien annuel d’évaluation reste un outil incontournable, toute entreprise souhaitant évaluer régulièrement la performance de ses salariés et éviter un déficit de compétences ne peut se dispenser aujourd’hui de revoir ses méthodes d’évaluation. Dans un contexte de transformation de l’entreprise et des modes de travail devenu perpétuel, il apparaît stratégique pour les organisations de disposer d’une vision claire, exhaustive et surtout régulièrement mise à jour des compétences de leurs équipes.

1) L’entretien annuel : ce qu’il est et ce qu’il n’est pas

L’entretien annuel d’évaluation intervient dans un contexte bien précis : celui du management de la performance. Il s’agit d’un processus structuré, dont la gestion et le suivi sont de plus en plus souvent dématérialisés et intégrés dans des solutions RH dédiées.

Des outils pour une évaluation et une gestion continues de la performance

Les solutions de gestion de la performance accompagnent le management des talents et des compétences au sein de l’entreprise. Leur efficacité dépend notamment de la qualité de deux éléments :

Les évaluations

Les évaluations périodiques des salariés jouent un rôle de premier plan dans le management de la performance. Il peut être utile de se doter d’une solution qui propose des processus d’évaluation flexibles pour s’adapter à l’entreprise et à ses collaborateurs, de la définition des objectifs à la planification des entretiens d’évaluation – sur un rythme qui peut être annuel ou plus élevé. On constate en effet que de nombreuses entreprises ont une fréquence plus importante d’entretiens structurés (2 à 4 fois par an).

Les feedbacks

Le feedback et le coaching en continu des collaborateurs sont deux éléments décisifs de la RH dans l’analyse et l’amélioration de la performance. Les solutions visent à offrir, aux responsables comme aux salariés, les outils nécessaires pour assurer le suivi d’objectifs communs. Les premiers et les seconds doivent pouvoir émettre et recevoir des retours instantanés. Les collaborateurs progressent et se développent grâce à ces retours ; les managers bénéficient d’outils pour suivre et améliorer les performances de leurs équipes tout au long de l’année.

L’entretien annuel d’évaluation n’est pas l’entretien professionnel

Élément essentiel pour améliorer les objectifs de performance, l’entretien d’évaluation porte plusieurs noms. Selon les entreprises et les structures, il peut être appelé entretien individuel, entretien annuel, entretien d'appréciations, ou entretien d'activités et de développement professionnel. Ces dénominations multiples ont pour effet d’accroître la confusion, fréquente, entre entretien d’évaluation et entretien professionnel. Au point que les entreprises tendent souvent à organiser les deux simultanément, ce qui reste possible en théorie, à condition de bien distinguer deux moments distincts.

Pour mettre un terme à l’ambiguïté, attachons-nous à bien distinguer l’un et l’autre.

L’entretien professionnel

Inscrit dans la loi et rendu obligatoire pour toutes les entreprises en mars 2014, l’entretien professionnel a pour finalité de faire le point sur les perspectives de carrière et les projets de formation du salarié. La démarche est donc très différente de celle de l’entretien annuel d’évaluation, puisqu’il ne s’agit en rien d’évaluation de la performance ou d’atteinte d’objectifs. Le but est de dresser un bilan du parcours professionnel du collaborateur, d’identifier ses besoins en formation et de l’orienter par rapport aux besoins de l’entreprise. A ce titre, l’entretien professionnel est un outil RH au service de la mobilité interne et du développement des compétences. Il doit avoir lieu une fois tous les deux ans.

L’entretien annuel d’évaluation

Le code du Travail ne fixe pas d’obligation en matière d’entretien annuel d’évaluation : il s’agit avant tout d’un outil de gestion de la performance. Attention cependant : certaines conventions collectives prévoient bien des entretiens obligatoires, parfois même deux fois dans l’année !

Rendez-vous annuel entre le collaborateur et son responsable, l’entretien individuel vise à revenir sur une période écoulée pour en dresser un bilan et définir des objectifs, tout en réalisant une évaluation de la qualité du travail du collaborateur. Cette dimension est particulièrement importante dans la mesure où elle implique la formalisation d’indicateurs de performance. Cette mesure de la performance va bien sûr fournir des arguments dans le cadre de la négociation de salaire, mais aussi éclairer les décisions de l’employeur en matière de gestion prévisionnelle RH.

L’entretien annuel, un moment clé pour manager la performance

L’entretien annuel d’évaluation ne doit pas être vécu comme une contrainte administrative imposée par la hiérarchie, ni comme un rendez-vous « sanction » anxiogène. Et il ne faut surtout pas qu’un suivi rigoureux du calendrier des entretiens annuelstienne lieu, par lui-même, de mesure d’évaluation de la performance des employés ! L’évaluation doit être conçue comme un moment privilégié entre le collaborateur et son manager, afin notamment de faire le point sur l’adéquation entre les moyens mis à disposition et les objectifs.

Une solution de gestion des entretiens efficace ne se contentera donc pas de vérifier la conformité au process : elle doit permettre d’agréger, d’organiser et d’analyser les retours des collaborateurs en matière de performance ou de management par objectif – à la fois pour permettre leur suivi individuel et pour éclairer la stratégie RH.

Au-delà de l’entretien…

L’évaluation de la performance ne se résume pas à la tenue régulière d’entretiens individuels. Ceux-ci ne produisent leurs fruits que s’ils sont intégrés dans un processus continu, auquel la digitalisation est venue apporter de nouveaux outils. Par exemple :

• L’évaluation sociale : suivant un système proche de celui des recommandations de LinkedIn, les collaborateurs peuvent se voir reconnaître certaines aptitudes ou compétences par leurs collègues ; ou celles-ci peuvent faire l’objet de reconnaissances non-monétaires sous forme de badges, par exemple, pouvant se traduire par des responsabilités précises dans le cadre d’un management par projet.
• L’évaluation permanente : certaines entreprises optent pour des systèmes d’évaluation permanente sur site par mobile, allant jusqu’à faire disparaître l’entretien annuel !
• Le feedback en continu, par le biais d’échanges réguliers et tracés entre le collaborateur et son manager.
• Le partage de retours d’expériences entre collègues, sur un projet donné par exemple, peut également fournir des données intéressantes en matière d’évaluation des compétences et des objectifs…

L’entretien annuel est-il destiné à disparaître ? Pas nécessairement : il peut même s’enrichir de tous ces apports et jouer mieux son rôle !

2) Qui est concerné par la gestion des entretiens annuels ?

L’utilisation d’une solution de gestion des entretiens– et de la performance – fait sens pour toute entreprise désireuse d’avoir des équipes performantes et engagées. Si les hommes et les femmes de l’entreprise sont la première richesse d’une organisation, ils représentent également un investissement financier. La gestion de la performance permet d’assurer la rentabilité de cet investissement et le développement de nouvelles compétences stratégiques.

Concrètement, les systèmes de management de la performance ne sont pas réservés aux seuls managers. Les utilisateurs au sein des entreprises sont nombreux et poursuivent des objectifs différents.

Un moteur d’engagement pour les collaborateurs

Les collaborateurs ont besoin de :

connaître leurs atouts et les points sur lesquels il leur faut s’améliorer ;

recevoir la juste récompense de leurs efforts, en fonction de critères clairs et bien définis.

Mettre un logiciel de performance à disposition leur permettra de préparer leur entretien annuel d’évaluation et de vérifier régulièrement, au fil de l’eau, où ils en sont de l’atteinte de leurs objectifs.

En aval de l’entretien individuel, la solution joue également le rôle de canal d’échange pour disposer d’un feedback constructif et d’une synthèse des points à travailler pour l’obtention de meilleurs résultats.

Un outil au service des managers

Les managers utilisent les outils d’entretiens professionnels pour aligner les efforts des salariés sur la stratégie de l'entreprise. Pratiquement, le logiciel va leur permettre de :

Déterminer des objectifs de performance

Il s’agit de rendre la fixation d'objectifs facile, intuitive et transparente, et de les partager avec le collaborateur.

Choisir des moyens appropriés d’évaluation de la performance

Il convient de définir précisément en amont les moyens de mesure des performances, qui doivent être adaptés à l’organisation et aux valeurs de l’entreprise. Les mesures peuvent porter sur la productivité, la qualité du travail, la relation avec les clients, le travail d’équipe…

Mesurer les performances individuelles et les développer

Les managers peuvent mesurer les performances individuelles des membres de l’équipe et corriger les indicateurs en leur transmettant des commentaires pertinents. Il ne s’agit pas seulement de « recenser » les performances des collaborateurs, mais aussi d’aider ces derniers à les développer en assurant leur coaching.

Identifier les forces et faiblesses de chacun

Plus les indicateurs seront clairs et les données sur les collaborateurs précises et complètes, plus les managers vont identifier facilement les compétences et lacunes des salariés sous leur responsabilité.

Pour les managers, l’objectif final est bien d’améliorer l’efficacité des collaborateurs. Le système de management de la performance retenu doit donc permettre d’obtenir des informations fiables, de faire des estimations justes et de communiquer de manière constructive.

Logiquement, la solution devrait également être liée à l’outil de gestion de la formation afin de pouvoir agir immédiatement si une compétence doit être acquise rapidement. Le lien natif entre performance et formation doit aussi permettre de faire des suggestions de contenus de formation cohérents avec les évaluations, mais aussi avec les souhaits d’évolution du salarié.

Une meilleure anticipation pour les services RH

DRH et responsables RH utilisent massivement des logiciels pour les entretiens d’évaluation et la gestion de la performance pour :

Avoir une vision globale et dynamique des compétences dans l’entreprise

Les DRH ont besoin de connaître les compétences de tous les effectifs et l’évolution de celles-ci, pour déployer leur propre politique RH comme pour optimiser la qualité des rapports de compétences destinés à la Direction.

Se projeter dans les besoins RH futurs de l’entreprise

Si le rôle de la DRH évolue, l’une de ses missions demeure constante : faire en sorte que l’entreprise dispose au bon moment de la bonne personne au bon poste. L’évaluation de la performance par le biais des entretiens annuels constitue évidemment un outil précieux pour la gestion prévisionnelle des compétences, ou GPEC : elle permet d’anticiper les compétences pénuriques et d’agir en conséquence via le recrutement ou la formation professionnelle.

Justifier le ROI de leurs actions

À l’heure où l’on demande de plus en plus aux DRH de justifier le ROI de leurs actions, une mesure de la performance efficace permet d’apporter des réponses aux questions du top-management en prouvant la valeur ajoutée des investissements en recrutement ou en formation.

Une aide à la décision pour la Direction et le top management

Les dirigeants et le top management utilisent les indicateurs de performance RH issus notamment des entretiens annuels mais pas seulement, pour aider leurs managers à aligner les activités des employés sur la stratégie organisationnelle. Ils peuvent grâce à celles-ci :

disposer de feedbacks réguliers

Des retours réguliers, par services, vont leur permettre de contrôler la performance en continu.

Identifier les ressources internes de valeur

L’analyse des données de performance leur sont utiles pour identifier les personnes les plus compétentes pour prendre en charge tel ou tel projet, ou encore les « hauts potentiels » appelés à se voir confier davantage de responsabilités.

Bénéficier d’une aide à la décision

Plus globalement, les outils de mesure de la performance sont, pour le top management, une aide précieuse à la prise de décision.

3) Un logiciel pour gérer les entretiens annuels et manager la performance

Comment le déployer sur le plan technique

1. Privilégiez une solution en SAAS : en retenant une solution en Saas (Software as a service), vous vous abonnez à un service que vous utilisez à distance avec une simple connexion Internet, à n’importe quel moment et depuis n’importe où. Par ailleurs, vous ne vous occupez ni de l’hébergement, ni des mises à jour, ni de la maintenance, et la sécurité est assurée par votre fournisseur. Votre abonnement inclut généralement un accompagnement personnalisé pour adapter la solution à vos spécificités.

2. Assurez-vous de la compatibilité avec votre SIRH : la solution que vous retiendrez doit être compatible avec le SIRH de votre organisation. Certains éditeurs ou prestataires proposent une plateforme unifiée pour gérer tout le cycle de vie des collaborateurs. Une passerelle avec le LMS, par exemple, pourra s’avérer utile en cas de gestion conjointe (mais distincte !) des entretiens annuels d’évaluation et des entretiens professionnels. N’oubliez pas non plus que l’entretien s’insère dans un processus d’évaluation qui utilise déjà certains canaux et outils (évaluation sociale, mobile, permanente…) qui doivent pouvoir s’interfacer avec la solution choisie.

3. Pensez à la conformité : la gestion des données personnelles des salariés est un sujet important, sur lequel la réglementation évolue régulièrement (on l’a vu récemment avec le RGPD). Passer par les services d’un professionnel reconnu, qui actualise régulièrement sa solution, est une sécurité supplémentaire pour l’entreprise.

Comment assurer son implantation d’un point de vue méthodologique

1. Définissez précisément vos besoins : nature des processus d’évaluation, indicateurs de mesure de performance spécifiques, attentes particulières de la Direction... Établissez un cahier des charges précis en sollicitant les différentsacteurs, notamment les managers, la Direction et le top management.

2. Prenez en compte la culture de votre organisation : les entretiens annuels sont conduits d’une certaine façon au sein de votre entreprise. Associez les managers aux choix de la solution. Anticipez avec eux ce qui va changer dans le management de la performance des collaborateurs, et sensibilisez-les à la valeur ajoutée de ce changement pour s’acquitter plus facilement et plus efficacement de leur tâche.

3. Rencontrez les prestataires potentiels : n’hésitez pas à demander des références, notamment de clients-entreprises évoluant sur le même marché que vous ou ayant des problématiques voisines des vôtres. Exigez des garanties sur la qualité du service et la disponibilité de vos interlocuteurs en cas de questions ou de problèmes.

4. Prévoyez un temps de formation : informez-vous, auprès des prestataires pressentis, sur la nécessité (ou non) d’une formation pour l’utilisation optimale de la solution digitale. Cette formation sera différente pour les managers et les collaborateurs.

5. Pensez ROI : un projet de management de la performance doit, lui aussi, être performant en termes de ROI. Une plateforme basée sur le cloud bénéficie en principe de toutes les innovations de l’éditeur au fil de l’eau : c’est un avantage à vérifier et à prendre en compte. Par ailleurs, prévoyez des indicateurs RH pourmesurer l’efficacité de votre solution : accroissement des compétences et de la performance des collaborateurs, évolution de l’atteinte des objectifs fixés, satisfaction des utilisateurs, etc.

L’avenir d’une organisation est toujours étroitement lié à la performance de celle-ci, et donc à celle de ses collaborateurs. La gestion de la performance revient à traduire la stratégie de l’entreprise en objectifs, et à mettre en place les moyens technologiques et humains qui permettront de les atteindre. Dans ce cadre, la capacité d’une solution à apporter une mesure continue et en direct de la performance est le meilleur atout de succès d’une démarche de management de la performance.