FAQ Learning Management System (LMS)

Voici les questions relatives au logiciel de gestion de la formation qui reviennent le plus souvent et auxquelles vous trouverez les réponses ci-dessous. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous répondrons avec plaisir.

Qu’est-ce qu’un LMS ?

LMS est l’acronyme de Learning Management System (système de gestion de la formation). Il s’agit d’un logiciel qui vous permet d’automatiser, de gérer et de suivre les apprentissages, ou les programmes de formation, au sein de votre organisation.

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Quels sont les avantages d’un LMS ?

Un système LMS (Learning Management System) présente les avantages suivants : possibilité d’enregistrer la formation liée à la conformité, de réduire le temps et le travail nécessaires pour gérer la formation à l’échelle de l’entreprise, de réduire les écarts de compétences et mieux distribuer et encourager une culture de l’apprentissage. L’efficacité de l’apprentissage devient ainsi plus visible et il est possible d’optimiser les programmes.

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Quels sont les principales fonctionnalités des systèmes de gestion de la formation dont vous avez besoin ?

Un LMS robuste et configurable vous permet de gagner du temps lors de l’assignation dynamique des formations et il est capable d’évoluer en fonction de la croissance de votre entreprise, toujours dans un souci de conformité.
Un LMS moderne offre des fonctionnalités mobiles, la ludification, une expérience utilisateur moderne et une plateforme LXP d’expérience d’apprentissage qui encourage les utilisateurs à développer leurs propres parcours personnalisés.
Un LMS proposant des contenus d’e-learning prêts à l’emploi , l’un des composants essentiels des systèmes de gestion de la formation, permet de diminuer le délai d’implémentation. Vous disposez par ailleurs de contenus modernes conçus pour améliorer les compétences et les facilités de reconversion des collaborateurs.
Il est également important de pouvoir s’appuyer sur des rapports et des analyses personnalisables car les rapports de conformité assurent l’indépendance vis-à-vis des autres services et permettent de placer le capital données au centre des décisions RH globales.
L’apprentissage automatique, ou l’intelligence artificielle (IA) est un autre élément important des systèmes LMS modernes ; un LMS intelligent va en effet fournir des recommandations en fonction des utilisateurs en vue de réduire les tâches d’administration manuelles.

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Qu’est-ce qu’une plateforme LXP ?

Parcours de formation personnalisés : Les collaborateurs peuvent sélectionner et partager des contenus, obtenir des recommandations, choisir eux-mêmes ou se voir assigner des parcours de formation personnalisés afin de développer les compétences dont ils ont besoin et d’atteindre les objectifs définis.
Option de sélection de contenus externes : De nombreux employés se forment aujourd’hui à partir de sources externes à l’entreprise. Favorisez l’acquisition et le partage de connaissances supplémentaires en offrant aux collaborateurs la possibilité de sélectionner des contenus externes. Il est toutefois important que la plateforme LXP garantisse un contrôle administratif doublé d’autorisations spécifiques à l’entreprise et d’approbations facultatives pour les contenus sélectionnés en externe.
Contenus recommandés via machine-learning : Les plateformes LXP permettent, au lieu de sélectionner manuellement des contenus pour chaque collaborateur ou chaque groupe, d’utiliser l’intelligence artificielle pour recommander des contenus en fonction des profils des collaborateurs, de leurs centres d’intérêts, de leurs compétences et de l’historique de leur formation.

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Pourquoi l’apprentissage collaboratif est-il important ?

Les collaborateurs apprennent souvent les uns des autres et la formation au sein de l’entreprise, pour une très grande partie, s’effectue en réalité de manière informelle ou au cours du travail au quotidien. Il est important d’encourager et d’instaurer une collaboration à l’échelle de l’entreprise afin d’améliorer la productivité, l’apprentissage social et la communication entre équipes. Un logiciel de formation moderne doit encourager l’apprentissage collaboratif, la possibilité de suivre et partager les mises à jour des collègues, de rejoindre des communautés, de discuter des projets et des contenus et de partager avis et connaissances des différentes équipes. Les attentes des collaborateurs et les compétences requises changent : il est donc important d’intégrer des mécanismes de formation informels et de favoriser l’adoption d’un système de formation commun avec des fonctionnalités modernes.

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Quels sont les avantages et les inconvénients de l’apprentissage mobile ?

Nous traversons une période de mutation technologique par laquelle le travail ne se limite plus aux murs de l’entreprise. Ainsi, de nombreux collaborateurs travaillent souvent de manière itinérante et la formation intégrée est bien plus qu’un confort, c’est une nécessité. Autrement dit, votre système LMS doit offrir des fonctionnalités d’apprentissage mobile, et notamment la possibilité de gérer les cours, de les suivre et d’acquérir les connaissances, même en itinérance. Même si l’apprentissage mobile est important pour de nombreux cas d’utilisation et de nombreux services, l’apprentissage sur un ordinateur de bureau reste pour certains collaborateurs la formule la plus efficace. Choisissez un éditeur de système LMS ayant déterminé les types de formation les plus efficaces pour un environnement donné ; vous pourrez ainsi utiliser les fonctionnalités d’apprentissage mobile appropriées.

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La plateforme LMS, un outil de transformation de l’entreprise

À l’heure de l’économie de la connaissance, se doter d’une plateforme LMS performante est devenu une nécessité stratégique. L’enjeu est d’être à même de diffuser la bonne formation au bon moment, à la bonne personne et suivant la pédagogie appropriée. Ceci est devenu indispensable alors que les compétences sont désormais chères et en constante évolution. Le baromètre Fefaur-Cornerstone indique que 83 % des moyennes et grandes entreprises françaises étaient dotées d’un LMS en 2016, dont les deux tiers en solution « cloud ». Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Plateforme LMS : de quoi parle-t-on ?

Le sigle LMS renvoie à « Learning Management System ». En français, on parle parfois de plateforme d’apprentissage, logiciel de formation, ou système de gestion de l’apprentissage ou de la formation ; mais « LMS » reste l’appellation la plus simple et la plus usitée. Il s’agit donc d’un logiciel ou, plus souvent, d’une plateforme « cloud » dédiée au management de la formation dans l’entreprise. Mais derrière ces dénominations, on trouve un ensemble varié de fonctionnalités qui ne sont pas toujours toutes présentes simultanément, mais dont l’articulation donne toute sa valeur ajoutée au LMS.

La diffusion de contenus e-learning

C’est la fonction historique de la plateforme LMS : permettre aux salariés d’accéder à distance, simultanément ou en temps décalés, à des contenus e-learning. Sur 10 entreprises françaises, grandes et moyennes, utilisatrices de LMS, 8 l’emploient à « la diffusionde contenus e-learning » et à « l’assemblage dans des parcours individualisés ».

L’augmentation des débits, la dématérialisation et la multiplication des formats pédagogiques – vidéos, modules e-learning interactifs, classes virtuelles, webinars, moocs, spocs… - ont transformé progressivement le LMS en un outil extrêmement puissant de conception et de mise en œuvre de parcours personnalisés de formation. Il permet tout à la fois :

de déployer massivement des programmes collectifs ;
de cibler des collaborateurs en fonction de leurs besoins et de leurs connaissances ;
de gérer un catalogue de formations en ligne, à l’usage du responsable formation et des salariés eux-mêmes ;
d’utiliser les dernières innovations technologiques telles que le big data et l’intelligence artificielle pour recommander des contenus de formation ciblés aux apprenants en fonction de leur profil (façon Netflix ou Amazon) ;
de proposer des contenus de formation disponibles sur smartphone ou tablette (mobile learning), notamment hors ligne (offline content), ce qui est utile dans des secteurs tels que l’industrie par exemple.

De plus, dans la mesure où une bibliothèque sans livre ne sert à rien, il est fondamental de proposer du contenu intéressant dès le lancement du projet. Si les éditeurs de LMS ne sont pas créateurs de contenus, ils doivent pouvoir accompagner l’entreprise en suggérant des partenaires susceptibles de proposer des modules e-learning sur étagère immédiatement disponibles, voire même avec un tarif intéressant négocié avec l’éditeur de contenu.

Le suivi des actions de formation sur le terrain

Les logiciels LMS ne s’arrêtent cependant pas au e-learning : ils permettent également d’assurer le suivi du temps passé en formation, qu’elles soient à distance ou en présentiel (75 % des moyennes/grandes entreprises en ont encore cette utilisation). La plateforme LMS est ainsi un outil précieux pour intégrer des parcours en blended learning et en garantir l’effectivité.

En présentiel ou à distance, les formations requièrent des convocations, le recueil et la gestion des questionnaires d’évaluation, la production des attestations de formation… Le LMS centralise et fluidifie tous ces process.

Il permet aussi d’intégrer un processus d’évaluation complet, depuis la détermination du besoin jusqu’à la mesure du transfert des compétences acquises en situation de travail. L’utilisation d’appareils mobiles permet d’agir directement sur site (usine, boutique, bureau…) pour observer concrètement et noter si la formation a été efficace.

La gestion administrative et le suivi des obligations de formation

Dans la continuité du suivi de la participation, le LMS, en tant que logiciel de gestion pour la formation, permet également de gérer tous les aspects administratifs des apprentissages :

suivi des formations obligatoires par les populations concernées ;
suivi de l’obligation de formation, en particulier les entretiens professionnels bisannuels et tout ce qu’ils impliquent ;
Prise en compte des Opca et des organismes de formation…

Le système français de formation professionnelle est complexe et change souvent : la plateforme LMS a aussi pour fonction d’aider l’entreprise à suivre ces évolutions et à assurer la conformité.

Cela dit, les plateformes les plus modernes permettent aussi d’utiliser des algorithmes prédictifs pour anticiper une non-conformité à cause d’un risque de retard de suivi de formation obligatoire. Le système pourra offrir des fonctionnalités de simulation afin d’optimiser l’organisation, mais aussi le format, le choix du prestataire, … en tenant compte du profil de chaque apprenant pour un impact optimal.

La diffusion de l’innovation en formation

Près de la moitié des moyennes/grandes entreprises utilisent le LMS pour produire elles-mêmes des contenus de e-learning. Mais d’autres innovations progressent : le social learning, le partage horizontal de connaissances, le reverse mentoring, la formation en situation de travail… Le LMS peut fournir une excellente interface pour la généralisation de ces pratiques, à travers diverses fonctionnalités :

évaluation des formations par les salariés, en mode « trip advisor » ;
publicité des compétences des salariés sur le réseau, révélant l’offre de formation interne ;
mise en relation des collaborateurs au-delà des hiérarchies et des âges, sur la base d’une logique de compétences…

Il s’agit, de plus en plus, de mettre à disposition des ressources aux salariés, mais aussi de leur faire des recommandations individualisées, pour leur permettre d’inventer leur propre parcours de formation et de développement des compétences.

Deux fonctionnalités sont désormais incontournables : le contenu généré par les utilisateurs, et le partage des connaissances. Dans le premier cas, on peut par exemple utiliser un appareil mobile pour filmer un collaborateur, le mettant ainsi en avant en tant qu’expert, et diffuser ce nouveau contenu.

Pour permettre un bon partage des connaissances (social learning), il est important que la plateforme LMS dispose de fonctions de communauté pour créer des groupes d’experts et d’apprenants. On peut désormais aussi trouver des fonctionnalités de « playlist de contenu », comme sur Spotify ou Deezer, qui pourront servir à partager des contenus sur le même thème.

Le suivi de la politique de formation et de management des talents

Une plateforme de formation peut également jouer le rôle d’un outil de pilotage opérationnel et stratégique. Parmi les besoins auxquels il peut répondre, on trouve ainsi :

le suivi du plan de formation/plan de développement de compétence, de l’évaluation des besoins à la mise en œuvre, en passant par le respect des consultations obligatoires des institutions représentatives du personnel ;
l’évaluation globale de l’impact des formations dans la durée ;
la production de statistiques, d’indicateurs, d’analyses prédictives, afin d’alimenter le reporting, mesurer le retour sur investissement, et éclairer en retour la stratégie de talent management.

La combinaison de toutes ces différentes fonctions – planification, organisation, diffusion, gestion, suivi, évaluation, analyse… - mais aussi son intégration dans l’environnement SIRH de l’entreprise, font du LMS un véritable outil de transformation.

Qui utilise une plateforme LMS ?

Comme nous l’avons vu, la plupart des moyennes et grandes entreprises sont équipées d’éléments de LMS (le baromètre Féfaur-Cornerstone porte sur un échantillon composé pour les deux tiers d’entreprises de plus de 1 000 salariés). De plus, sur l’ensemble des fonctionnalités LMS, les entreprises qui n’ont pas encore franchi le pas sont nombreuses à prévoir de le faire dans un avenir proche. On est en présence d’une tendance de fond, qui s’explique aisément :

par les impératifs de performance de l’entreprise : la compétition se joue aujourd’hui sur les compétences et leur actualisation ;
corrélativement, par la nécessité d’attirer les talents, exigeants sur les perspectives de formation.
Par le rythme accéléré du changement des métiers, des technologies et des connaissances, qui requiert un outil agile, adaptable, évolutif.

Toutes les parties prenantes de l’entreprise sont concernées par le LMS.

Les collaborateurs, clients-cibles du LMS

Les salariés sont les premiers utilisateurs du LMS, qui est là pour accompagner leur parcours et leur montée en compétences. Grâce à une interface conviviale et intuitive, la plateforme LMS peut leur permettre :

De suivre leurs formations en ligne ;
D’assurer l’organisation de leurs formations ;
D’exprimer leurs besoins de formation ;
D’accéder au catalogue des formations disponibles ;
De recevoir des suggestions et des préconisations personnalisées ;
De concevoir avec leur manager et la RH des parcours optimisés pour leur profil et leurs contraintes professionnelles ;
De partager leurs propres connaissances, voire de se faire formateurs eux-mêmes ;
De faire un feedback sur les formations reçues…

Les partenaires de l’entreprise : l’écosystème de compétences

L’entreprise, au même titre que l’individu, n’est jamais performante seule : elle évolue dans un environnement performant, elle choisit ses fournisseurs, ses prestataires, son réseau de vendeurs… Lorsque ses métiers ou ses produits évoluent, elle peut être amenée à former ses partenaires. Le LMS leur donne alors accès à une partie des informations et services dont bénéficient les collaborateurs : planning et organisation des formations, contenus, évaluation, suivi, interaction avec la communauté des apprenants.

Pour les managers : gérer les compétences de leur équipe

La plateforme d’apprentissage confère au manager une vue globale des compétences des membres de son équipe. Il lui permet

D’identifier les points forts et les besoins de formation de chacun ;
D’exprimer ces besoins auprès du service formation/ de la RH ;
De prescrire des formations à ses équipes ;
De planifier/d’avoir une visibilité sur les temps de formation des membres de l’équipe, en lien avec les rythmes d’activité du département ;
De disposer d’indicateurs et d’évaluations sur l’efficacité des formations délivrées…

Pour la DRH : gérer les talents et les compétences à l’échelle de l’organisation

La direction des ressources humaines trouve dans la plateforme LMS l’outil de sa gestion de la formation et des talents, dans toutes ses dimensions :

Gestion administrative : suivi des dossiers, accompagnement des apprenants, relations avec les financeurs, avec les organismes de formation…
Gestion de la conformité : suivi des formations obligatoires.
Gestion des parcours et des compétences : entretiens professionnels, recueil des besoins, cartographie des compétences, identification et anticipation des besoins à l’échelle de l’organisation…
Gestion de l’offre de formation interne : prospection de nouveaux formats et prestataires, tenue du catalogue, organisation du réseau interne de partage des compétences…

Pour la direction de l’entreprise : un tableau de bord des compétences

L’équipe dirigeante, enfin, a doublement recours au LMS :

Pour piloter et concevoir la stratégie de l’entreprise, dans sa composante « capital de compétences » ;
Pour gérer son propre agenda de formation et de développement des compétences.

Le LMS est donc l’affaire de tout le monde dans l’entreprise, et même dans l’entreprise élargie !

Comment choisir et déployer une plateforme LMS ?

Le choix d’une plateforme LMS engage l’ensemble de la politique RH de l’entreprise. C’est un investissement stratégique, qui doit faire l’objet d’un processus de décision et d’implémentation maîtrisé et concerté. Sans entrer dans le détail technique, la gestion de projet suit les étapes suivantes :

Définir le périmètre du LMS

Il est d’abord essentiel de définir à grands traits le besoin et l’ambition. S’agit-il par exemple :

De se doter d’une plateforme de e-learning, dans un souci d’efficacité et d’ubiquité de la politique de formation, avec des fonctionnalités « gestion » minimales ?
De disposer d’un outil complet de gestion administrative et réglementaire de la formation, avec suivi des dossiers, recueil des besoins, évaluation, conformité, etc. – les fonctionnalités e-learning demeurant restreintes au minimum, la formation étant confiée essentiellement à des prestataires (présentiel, blended, FOAD – formation ouverte à distance - confondus) ?
De piloter la politique de développement des compétences de l’entreprise, en liaison avec les outils de gestion de la performance ?

Suivant les priorités définies, on s’orientera plutôt vers un type de solution ou un autre. Tout en préservant l’avenir et en veillant :

1) à ce que la solution choisie soit évolutive et ouverte sur d’autres modules
2) à la compatibilité avec les autres éléments du SIRH.

À partir de ces orientations, il est possible d’élaborer un premier cahier des charges.

Choisir le prestataire et préciser la demande

Le choix du bon prestataire n’est pas une simple affaire de correspondance apparente entre le cahier des charges technique et l’offre proposée. La plateforme LMS va accompagner l’entreprise dans sa croissance et ses évolutions : ce n’est pas un simple investissement initial qui ne requiert qu’une maintenance de routine. Le LMS est un service à très haute valeur ajoutée, qui se conçoit dans la durée. Le prestataire choisi doit donc être un véritable partenaire. Pour ces raisons, le mode Saas a tendance à dominer le marché des LMS. Mais même si vous choisissez une licence, il faut veiller à ce que l’accompagnement soit présent, et facturé de manière claire et prévisible ! Bien entendu, il faut aussi vérifier la santé financière de l’entreprise qui devra vous fournir ses résultats annuels.

De plus, il faut tenir compte des contenus sur étagère que vous voudrez pouvoir proposer. Lancer une plateforme vide sera le meilleur moyen de désintéresser vos collaborateurs ! Assurez-vous que l’éditeur de logiciels peut vous accompagner, notamment avec un réseau de partenaires contenus qui pourront vous proposer des modules intéressants, de formats variés et pouvant être accessibles en mode offline.

Sensibiliser les parties prenantes en amont

Selon le baromètre Féfaur-Cornertone déjà cité, les salariés n’étaient connectés en quasi-totalité au LMS que dans à peine un quart des entreprises utilisatrices interrogées. Pour autant, sa vocation est bien, comme nous l’avons vu, de concerner l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise élargie. Il est donc essentiel d’associer ceux-ci assez tôt à la conception du projet :

En recueillant les attentes et les suggestions ;
En annonçant l’ambition de l’outil et en « vendant » les bénéfices ;
En déminant les peurs et les réticences.

Dans tous les cas, les institutions représentatives du personnel seront amenées à se prononcer dans le cadre des consultations obligatoires : abordez cette phase comme une opportunité de co-construction et de communication, et non comme une contrainte !

Dans la continuité du point précédent, la qualité de la relation entre le prestataire et les équipes techniques concernées par le déploiement conditionneront en grande partie la réussite du projet. Il faut donc veiller à les associer suffisamment tôt.

Former/informer les équipes et amorcer le contenu

Pour maximiser l’efficacité de l’outil, il convient naturellement de sensibiliser rapidement les équipes au fonctionnement et aux avantages de la plateforme. La première formation à délivrer dans le cadre du LMS, c’est donc la formation au LMS lui-même !

Veillez à fournir et à rendre facilement accessible dès le départ une série de formations d’utilité transversale aux services de l’entreprise, portant par exemple sur les compétences comportementales (soft skills). Il faut créer le réflexe et l’envie de se former !

Évaluer et améliorer en continu

Enfin, comme pour tout projet de ce type, il est essentiel de procéder à des évaluations régulières, pour alimenter un processus permanent d’ajustement et d’amélioration ! C’est ce qui permet de mettre l’outil au service des objectifs, et d’éviter de se laisser dicter ces derniers par les contraintes techniques…